Mengapa Banyak EO Mengalami Kegagalan?

Sebagai seorang konsultan dalam bidang MICE, saya sendiri pernah dan sering mengalami berbagai kegagalan dalam acara, berdasarkan pengalaman, saya melihat bahwa para peserta dalam sebuah acara tidak akan berubah dimanapun anda berada, Melupakan semua informasi terbaru adalah suatu kesalahan terbesar bagi seorang EO, terkadang anda sudah melakukan yang terbaik dalam acara tersebut ternyata masih saja mengalami berbagai kritikan, rasa ketidak puasan dalam acara anda, sebab para peserta menggerutu masalah ketidak tercapaian ytarget yang diinginkannya karena mereka telah mengeluarkan banyak dana untuk anda, oleh sebab itu yang hanya perlu anda lakukan adalah “Perubahan”

Saya berpikir mengapa banyak EO yang mengalami kegagalan termasuk masa lalu saya, dan kami melihat ada tujuh aspek mengapa seorang EO selalu mengalami kegagalan yaitu :

1. Penyelanggaraan suatu acara jauh lebih sulit daripada marketing – Pada realitanya, suatu trade show ataupun acara anda adalah bagian daripada marketing, sebab anda akan menggunakan segala aspek dan tenaga anda untuk mencapai target baik dalam hal sales maupun marketing, alat yang digunakan pun berbagai macam mulai dari direct mail, telemarketing, promosi perdagangan / misi dagang, spesialisasi promosi yang meliputi billboard, TV, public relation, literature, dan segala bentuk alat marketing yang ada. Sebuah event yang baik sebaiknya anda menggunakan pola marketing mix, dan banyaknya perusahaan EO kurang menyisihkan sedikit waktu mereka untuk melakukan suatu studi kasus, mensinergikan konsep marketing yang ada, dan tidak pernah menyadari akan uniknya serta bagaimana potensi sebuah acara bagi anda. Di America ada sebuah badan asosiasi non profit yaitu American Health Care Association Annual show, pada saat itu sang penyelenggara mengkombinasikan kurang lebih 11 teknik dari semua konsep marketing yang ada di dunia guna mencapai hasil yang masksimal, dalam tempo 6 bulan lamanya Asosiasi tersebut dari yang non profit telah berubah menjadi asosiasi yang sangat profit hingga mengalami kenaikan sebanyak 15 kali dari pola investasi awal.

2. Setiap acara berlainan dan berbeda – Setiap acara mempunyai keunikan tersendiri, karakteristik tersendiri, seperti halnya rekan saya mengadakan sutau konser lalu saya juga mengadakan acara konser, dapatkah acara saya dan acara rekan saya dikatakan sama? Tentunya tidak.

3. Budgeting – Perancangan suatu anggaran yang mantap adalah tujuan dari semua usaha bisnis. Sekali anda sudah memutuskan event anda akan berjalan, besarnya jumlah uang yang akan anda investasikan dalam sebuah event tergantung seberapa besar event anda akan berjalan, banyaknya EO menghamburkan dana dan waktu mereka pada sisi yang salah. Saya sebagai penulis melihat bahwa sistem budgeting ini mempunyai dua sis yakni sisi hardware dan sisi software, sisi hardware adalalah venue, tata panggung, suara, dan tata cahaya,termasuk dalam hal ini bila mana anda mengadakan pameran adalah design dari stand pameran tersebut,termasuk konstruksinya, cargo ataupun pengiriman, bila anda mengadakan suatu konser tentunya akomodasi maupun transportasi. Pada sisi software umumnya adalah sisi marketing, direct mail, telemarketing, staff pendukung seperti LO, customer service ataupun guest relation officer, souveniers ataupun hadiah, tindak lanjut dari setelah event.Jadi pertanyaannya sisi manakah yang akan membuat Event Organizer maupun peserta/ sponsor yang terlibat beruntung? Tentunya sisi Software, dan pada sisi manakah yang akan membuat anda menghabiskan banyak waktu, tenaga dan dana anda? Tentunya sisi hardware, dan banyaknya Event oranizer gagal disisi hardware sebab kurangnya perhitungan yang matang.

4. Timing / waktu – pemilihan waktu yang kurang tepat dimana anda sudah sudah melakukan banyak persiapan, tetapi waktu ternyata saling bertabrakan satu dengan yang lainnya.

5. Strategy pemasaran dan target yang kurang menguntungkan – dimana dalam hal ini dapat dikatakan masih banyak orang Indonesia tidak sanggup membedakan antara sales dan marketing adalah suatu hal yang berbeda sehingga pada akhirnya banyak yang mengalami kerugian karena tidak mengetahui sebenarnya target mana yang dihendakinya.

6. Sistem Logistic & persiapan manpower.- Logistik maupun persiapan Manpower dalam suatu event sangatlah penting sebab logistic adalah bagian yang paling vital dalam pengadaan suatu event, banyaknya EO yang dianggap gagal adalah kurangnya persiapan dalam hal logistic, contohnya, ketika event sedang dalam persiapan ataupun pembangunan suatu stand pameran, kemudian terjadi hal yang tidak diinginkan contohnya salah satu proyektor untuk kelangsungan acara tersebut mengalami putus bohlam, dikarenakan kurangnya persiapan akan hal tersebut, akhirnya si EO kelabakan untuk mencari pengganti proyektor tersebut, dan hingga akhirnya klien tersebut menanyakan proyektor tersebut. Tentunya hal ini sangat jelek dimata klien.

Tips bagi anda penyelenggara (EO maupun operator) yaitu jangan pernah membiarkan klien anda menunggu, sebab hal ini akan membuat image EO tersebut jatuh dimata klien.

7. Tidak ada yang mengajari mereka – Tanyalah sebuah pertanyaan yang cukup sederhana yakni “Siapakah yang mengajari mereka dalam menjalankan suatu acara? Kepada setiap EO yang anda kenal maupun para penyelenggara pameran yang anda ketahui, jawaban yang sangat pasti adalah “TIDAK ADA”. Jadi darimanakah mereka belajar? Jawaban klasik adalah Pengalaman adalah guru yang paling berharga, mereka belajar dari melihat, mencopy acara yang lain, dan hasilnya banyak penyelenggara event menyelenggarakan suatu event yang pada umumnya hampir sama satu sama lainnya. Apabila hal ini terjadi maka kompetisi dalam bisnis event tidaklah meningkatkan kreatifitas maupun inovasi-inovasi baru, tetapi saling meniru satu sama lainnya.

Perencanaan suatu event itu seperti halnya kita mengadakan suatu pertunjukan sirkus dimana sang badut berjalan diatas seutas tali ditempat yang tinggi dan dibawahnya tanpa mempunyai jaring pengaman.Ketika anda berani memulai acara tersebut anda sudah harus maju, tidak dapat mundur selangkah pun, bahkan ibaratnya seorang model, anda tidak akan mempunyai waktu untuk bertukar pakaian sedikitpun, dan resiko sudah pasti harus dijalankan. Anda tidak dapat mengetahui jumlah tamu anda dan supplier yang akan hadir ataupun siap untuk bekerja sama, tetapi anda dapat mengorganisasikan, merencanakan dan mempersiapkan hal-hal yang tidak perlu terjadi.

Ingatlah bahwa suatu event bukanlah suatu permainan ataupun suatu bisnis spekulasi, yang diperlukan hanyalah suatu ketelitian dan ketepatan waktu.

Semoga bermanfaat.Untuk Lengkapnya silahkan tunggu hasil karya penulisan ” Event Guide Book” bagi para calon event organizer.




Sumber